Workflowmanager
Manage your workflow – Schritt für Schritt…
Unternehmensabläufe zu definieren ist die eine Sache, sie aber mit Leben zu füllen eine ganz andere.
Jeder Ablauf, jede Aufgabe untergliedert sich ja wiederum in viele Einzelaufgaben, an denen oft mehrere Abteilungen beteiligt sind. Da muss jeder Mitarbeiter wissen, wann er welchen Part innerhalb des Gesamtprozesses hat. Aber oft hakt es genau an diesem Punkt: Wissen Sie immer, wer gerade welchen Part ausführt? Oder wissen Sie sicher, dass alle Einzelaufgaben erledigt wurden und sei es "nur" das zusätzliche Einpflegen einer Artikelgruppe in einer Teilenummer z.B. für statistische Zwecke? Nein?
Dann sollten Sie den Workflowmanager kennenlernen!
Mit ihm können Sie beliebige Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens definieren, die manuell oder automatisch angestoßen werden können. Selbst wenn Sie komplexe Prozesse erstellen oder Varianten berücksichtigen müssen, kommen Sie nicht ins Schwitzen: mit Hilfe von Entscheidungstabellen bleiben Sie flexibel. Ihre am Prozess beteiligten Mitarbeiter werden per ToDo-Liste informiert und die einzelnen Prozessschritte können direkt aus der ToDo-Liste heraus bearbeitet werden.
Ein effektives Controlling ist dabei natür-lich Ehrensache: nach erfolgter Bearbeitung kann jeder Arbeitsschritt rückgemeldet werden.
Die Funktionen im Überblick:
Wie arbeitet der Workflow- manager nun im Detail?
Die Aufgabe/der Prozess:
Am deutlichsten wird die Funktionsweise anhand eines Prozesses, den es in der Form zigfach gibt:
Neuanlage eines Teilestamms für ein Eigenfertigungsteil mit Vertriebspreisen
Die Aktivitäten:
- Teil konstruieren
- Abteilung Konstruktion Zeichnung anlegen
- Konstruktion Teilestamm in b2 anlegen
- Konstruktion bzw. Disposition Vertriebstexte erfassen
- Vertrieb Preise kalkulieren
- Vertrieb
Aktivitätenpool
Jede Einzel-Aktivität inkl. der Person oder der Gruppe, die für die Aktivität verantwortlich ist, wird im Aktivitätenpool des Workflowmanager erfasst.
Dabei können neben einer Kurzbeschreibung der Aktivität auch detaillierte Anweisungen mit Dokumenten wie Zeichnungen, Dokumentationen etc. hinterlegt werden.
Selbstverständlich können Verantwortlichkeiten oder zusätzliche Aktivitäten zu jeder Zeit nachträglich geändert oder eingefügt werden.
Aktionenpool
Sind die Aktivitäten erfasst, so müssen die Einzelschritte definiert werden, die sog. Aktionen. Lautet die Aktivität "Teilestamm", so kann eine Aktion z.B. sein, den Teilestamm neu anzulegen, ihn zu ändern, zu sperren etc., d.h. das wirkliche "Doing".
Aus dem sog. Aktionspool ordnen Sie dann die Aktion der Aktivität zu.
Dabei können Sie auch unterschiedliche Verantwortlichkeiten festlegen:
-
Soll das zu fertigende Teil blau sein,
-
ist Person A verantwortlich,
-
soll es rot sein,
-
ist Person B verantwortlich.
Deshalb können den Aktionen Entscheidungstabellen zugeordnet werden, in denen genau diese Verantwortlichkeiten hinterlegt werden können.
Templates
Um für Prozesse, die sich in ihrer Grundstruktur ähneln, nicht jedes Mal die Aktivitäten und Aktionen von Neuem zusammenstellen zu müssen, haben Sie die Möglichkeit, Templates zu definieren. Dazu stellen Sie zum einen die Arbeitsschritte aus dem Aktivitätenpool und dem Aktionenpool zusammen. Sie geben dann an, ob es sich um einen obligatorischen oder um einen optionalen Arbeitsschritt handelt. Zum anderen legen Sie aber auch fest, welcher Benutzer wann die Folgeaktivität antreten soll. Dabei fixieren Sie auch, wann der Folgeschritt begonnen werden kann: erst, nachdem der aktuelle Schritt beendet ist oder parallel zum vorherigen Schritt.
Möchten Sie, dass Ihre Aktivitäten zügig abgearbeitet werden?
Dann haben Sie auch die Möglichkeit, die Aktivitäten mit Tagesangaben zu versehen.
Hat z.B. ein Mitarbeiter die Aktivität "Neuanlage Teilestamm", für die Sie zwei Tage vorgesehen haben und nach Ablauf dieser Zeit ist die Aktivität noch nicht erfolgt, so bekommt der betreffende Mitarbeiter eine Erinnerungs-Email über den Workflowmanager.
Damit Sie auf einen Blick sehen, ob das von Ihnen definierte Template "sinnig" ist, können Sie sich per Knopfdruck den Prozess grafisch darstellen lassen. Ob der von Ihnen definierte Ablauf funktioniert, können Sie ebenfalls bereits zu diesem Zeitpunkt testen – das Codewort lautet Laufzettel. Er spielt im späteren, aktiven Prozess eine wichtige Rolle. Der Laufzettel wird bei jedem Prozessschritt samt dazu-gehörenden Dokumenten wie Zeichnungen oder Dokumentationen etc. mitgeführt. Diesen Laufzettel für das Template samt den Dokumenten können Sie sich vorab schon einmal ausdrucken, um die Richtigkeit zu prüfen.
Für eine bessere Übersicht können Sie die Templates nach Ihren internen Gesichtspunkten frei gruppieren.
Den Stein bzw. den Prozess ins Rollen bringen…
Sind die Einzelschritte fixiert, geht es nun darum, den Prozess zu beginnen. Dies erfolgt immer über die Person, die den Prozess initiert.
Hier können Sie nun auf eines der hinterlegten Templates zurückgreifen, entweder in unveränder-ter oder in modifizierter Form (Arbeitsschritte hin-zufügen, ändern, löschen). Bevor Sie den Prozess endgültig auslösen, haben Sie noch die Möglichkeit, einen Endtermin für die Fertigstellung des kompletten Prozesses zu definieren. Oder aber der Workflow-manager errechnet Ihnen eine möglichen Fertigstellungstermin anhand der Angaben, die Sie bei der Dauer der einzelnen Aktionen gemacht haben.
Und los geht es…
Übersicht Prozesse
Die notwendigen Aktivitäten werden nun vom Work-flowmanager in die Wege geleitet, die betroffenen Mitarbeiter informiert.
Jederzeit können Sie sich über den Status der Prozesse informieren: was bereits erledigt ist, in welcher Zeit und was noch zu tun ist. Dies schafft Transparenz für Sie und Ihre Mitarbeiter.
Natürlich können Sie auch nach den verschiedensten Kriterien selektieren. So können Sie sich z.B. alle Prozesse anzeigen lassen, an denen Sie beteiligt sind und die noch nicht fertig sind.
Rückmeldung
Die Rückmeldung des Arbeitsschrittes durch den Mitarbeiter ist ganz easy. Eine grafische Darstellung zeigt alle Prozessaktivitäten auf. Per Doppelklick auf den ihn betreffenden Arbeitsschritt wählt er den Status aus: offen, erledigt oder in Arbeit. Das Ganze ist farblich gekennzeichnet, damit auf einen Blick erkennbar ist, in welchem Stadium sich ein Arbeitsschritt befindet.
Reicht die grafische Darstellung der Rückmeldung nicht aus, so kann auch in tabellarischer Form zurückgemeldet werden.
Sind alle Arbeitsschritte auf "erledigt" gesetzt, so wird der Prozess als erledigt gekennzeichnet und wahlweise direkt archiviert.
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