Kommunikation ist alles.

Internationale Märkte und die zunehmende Verflechtung von Industrie- und Handelsunternehmen haben zur Folge, dass der Datenaustausch zwischen Unternehmen an Bedeutung gewinnt.

Immer größere Datenmengen müssen in immer kürzeren Zeiträumen verarbeitet werden. Die Über-tragung von Daten auf elektronischem Weg vereinfacht und beschleunigt dabei Abläufe ungemein. Diesen elektronischen Datenaustausch – kurz EDI (Electronic Data Interchange) oder DFÜ (Daten-fernübertragung) genannt – unterstützt b2 optimal: mit dem Modul Kommunikation.

Was ist EDI ?

EDI (Electronic Data Interchange) steht für eine bestimmte Form der zwischenbetrieblichen Kommunikation. Über EDI werden kommerzielle und technische Daten sowie allgemeine Geschäftsdokumente wie Texte, Abbildungen und Grafiken nach standardisierten Formaten strukturiert und zwischenInformationssystemen verschiedener Unternehmen ausgetauscht. Verwendet werden hierzu offene, elektronische Kommunikationsverfahren, die eine Verarbeitung der Daten ohne Medienbrüche ermöglichen.

EDI-Standards gibt es national wie international, branchenunabhängig wie branchenabhängig. Die bekanntesten hierbei sind UN/EDIFACT, SWIFT/ODETTE sowie VDA/SEDAS. Jeder Standard unterteilt sich in sog. "Subsets", aus denen die eigentlichen EDI-Nachrichten (Bestellung, Rechnung, Lieferabruf, Lieferschein usw.) hervorgehen.

Der weltweit am weitesten verbreitete EDI-Standard ist UN/EDIFACT. UN/EDIFACT stellt Nachrichtenformate für nahezu alle relevanten Geschäfts-vorfälle aller Branchen bereit. Um branchenspezifische Besonderheiten beim EDI zu berücksichtigen, haben Standardisierungsgremien für die jeweilige Branche zugeschnittene Standards erarbeitet. Beispiel Automobilindustrie: auf nationaler Ebene hat der VDA (Verband der deutschen Automobilindustrie) relevante Nachrichten definiert: Lieferabruf, Feinabruf, Lieferschein, Rechnung, etc…

Auf internationaler Ebene wurden durch ODETTE (Organisation für Data Exchange by Tele Transmission in Europe) Subsets in UN/EDIFACT definiert.

Die Funktionen im Überblick:

• belegloser Datenaustausch
• keine manuelle Datenerfassung
• Zeitersparnis

Schnittstelle:

Inhouseformat gewährleistet Branchenneutralität gegenüber EDI-Standards

direktes Ein- und Auslesen von VDA-Formaten

DFÜ-Koordinator:

• Protokoll gemäß VDA 4914/2 (OFTP = Odette File Transfer Protokoll)
• Protokoll zum Datenaustausch mit dem Traxon Rechenzentrum 
• Dienste – ISDN, Mailbox X.400, TCP/IP, Inter- net-Email 
• Übertragung von Text- und Binärdaten
• 24 Std. Betriebsbereitschaft
• Zeitgesteuertes, automatisches Versenden und Abrufen von Daten zur Nutzung kostengünstiger Tarife
• Sofortige Übermittlung zeitkritischer Daten
• Ausdruck empfangener / zu versendender Daten
• Zuordnung der Sendedaten zu unterschiedlichen Diensten
• Protokollierung sämtlicher Leitungsaktivitäten auf Bildschirm oder Drucker

Datenkonverter:

• Frei programmierbare Konvertierungsanweisungen
• Ausführung von Scripten
• Protokollierung von programmierten Meldungen
• Testkonvertierung mit Anzeige der Ergebnisse

Zusatzmodul CAD-EDI:

• Austausch von CAD/ CAM-Dateien nach VDA 4951:
• Unterstützung ENGDAT – Engineering Data 
• Unterstützung ENGPART 
• Austausch von Partnerdaten

Der "Übersetzer" – der Datenkonverter

Zum Umsetzen von EDI-Nachrichten (z.B. EDI-FACT) aus bzw. in das von b2 verwendbare Datenformat kommt ein sogenannter Konverter zum Einsatz. Dieses Programm setzt die eingehenden EDI-Nachrichten in ein von b2 verarbeitbares Format um.

Für ausgehende EDI-Nachrichten verwendet der Konverter die von b2 bereitgestellten Inhousefor-mate (= Schnittstellen) und setzt die darin vorhandenen Daten in das entsprechende EDI-Format (z.B. EDIFACT) um.

Der "Steuermann" – der DFÜ-Koordinator

Der DFÜ-Koordinator ist für die operatorlose Durch-führung aller DFÜ-Aktivitäten verantwortlich. Er steuert zum einen den Datenkonverter an, zum anderen übernimmt er den Datenaustausch – Versand und den Empfang – mit den DFÜ-Partnern bzw. den verbundenen Systemen. Alle üblichen Übertragungswege werden dabei unterstützt: ISDN, Internet-Email, TCP/IP-Netze, Mailboxsystem X.400. Die Aktivitäten werden in einem Logbuch festgehalten – jede einzelne Aktivität kann dadurch jederzeit zurückverfolgt werden.

Die Datensicherheit wird zum einen schon über die verwendeten Übertragungswege sichergestellt, zum anderen erlaubt das unterstützte Übertragungs-protokoll OFTP definierte Sicherheitsmechanismen. Während im Regelbetrieb der Datenaustausch automatisch und zeitgesteuert erfolgt, können zeitkritische Daten durch manuellen Eingriff sofort versendet oder abgerufen werden.

Unterstützte EDI-Abläufe in b2

Die in b2 unterstützten Abläufe/Formate sind aus den obigen Darstellungen ersichtlich.

Die Abläufe/ Formate untergliedern sich in das Einarbeiten und das Ausgeben von DFÜ-Daten. Das Einlesen bzw. das Ausgeben erfolgt immer über das sog. "b2-Inhouse-format": dies sind innerhalb von b2 definierte DFÜ-Normen, die eine einheitliche Ein-/Ausgabe von EDI-Daten gewährleisten.

Das Inhouseformat wurde geschaffen, um der Vielzahl von EDI-Standards losgelöst und damit branchenneutral begegnen zu können.

Die Schnittstelle

Die EDI-Schnittstelle erfüllt zwei wesentliche Funktionen hinsichtlich des Datenaustausches. Zum einen werden Daten, die im entsprechenden Inhouseformat vorliegen, eingelesen, zum Anderen werden Daten (im entsprechenden Inhouseformat), ausgegeben. In beiden Fällen wird immer das Inhouse-Format eingelesen bzw. ausgegeben.

Beim Einlesen bzw. Ausgeben von Daten an einen Kunden/Lieferanten, ist – außer bei den VDA-Formaten – ein Konverter dazwischen geschaltet, der das Inhouseformat in das entsprechende Datenformat konvertiert. Für VDA-Formate ist kein Konverter notwendig, diese Formate können von b2 direkt ein- bzw. ausgelesen werden.

Der Datenaustausch mit einem anderen Mandanten (über das b2-Modul Multi-Company-Struktur), erfolgt in der Regel 1:1 – im b2-Inhouseformat, ohne Konverter.

Ablauf

Unabhängig davon, ob ein Datenaustausch mit einem externen Kunden/Lieferanten erfolgt oder mit einem anderen Mandanten, so ist doch der interne, schematische Ablauf in b2 immer derselbe. Lediglich die Übernahme-/Übergabe-Programm sind, je nach Inhouseformat, unterschiedlich.

Postkasten

Mit dem Postkasten steht dem Anwender ein Programm zur Verfügung, mit welchem er alle per DFÜ eingegangen Dateien angezeigt bekommt und mit welchem die Verarbeitung angestoßen werden kann.

Kunden-DFÜ-Daten

Für die Abhandlung per DFÜ wird pro Kunde ein DFÜ-Stammsatz angelegt. Hier wird festgelegt, welche Protokolle und Versionen mit dem Kunden für den Datenaustausch vereinbart wurden.

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