Archivierung

Wie gesagt: Daten über einen solch langen Zeitraum wie es die GDPdU vorschreibt, elektronisch vorzuhalten, kostet Performance und vor allem Speicherplatz. Deshalb bestimmen Sie im Vorfeld, welche Daten im GDPdU-Archiv abgelegt werden sollen. Standardmäßig wird das GDPdU-Archiv immer dann aktiviert, wenn Sie Daten an Ihr Finanzbuchhaltungssystem übergeben. Selbstverständlich kön-nen Sie diesen Archivierungsprozess auch manuell oder über Cronjob steuern.

Noch etwas: Da ein Datenfeld alleine für den Betriebsprüfer nicht aussagekräftig ist, werden auch jeweils alle indirekt steuerrelevanten Daten, wie z. B. die Kundennummer oder die Auftragsnummer mit abgespeichert. So ist das Objekt als solches – z. B. eine Rechnung – immer als Ganzes für den Prüfer sichtbar.

Dieses komfortable Archiv müssen Sie aber nicht nur für den Fall einer digitalen Prüfung nutzen –wenn Sie wollen, können Sie es auch als ganz "normales" Archiv nutzen.

Was sich gerade im GDPdU-Archiv befindet, können Sie sich jederzeit über ein dynamisches Anzeigepro-

gramm anschauen. Dort sehen Sie in Gridform die gespeicherten Relationen sowie ihre Inhalte. Über eine Suchfunktion können Sie auch nach bestimmten Einträgen suchen.

Export der Daten für den Betriebsprüfer

Möchte Ihr Betriebsprüfer die Daten digital einsehen, so exportieren Sie mit dem Modul GDPdU die Daten einfach aus Ihrem GDPdU-Archiv im gewünschten Format, die Sie dann dem Prüfer über-geben. Egal, welche Daten Sie ausgeben möchten und für welchen Zeitraum – die Satzbeschreibungen werden immer mitgegeben.

Unmittelbarer und mittelbarer Datenzugriff

Möchte der Betriebsprüfer einen Nur-Lesezugriff auf die Daten, so können Sie ihm beim unmittelbaren Datenzugriff bequem über die Rechtevergabe in b2 einen Client mit Leserechten für das komplette System einrichten. Beim mittelbaren Datenzugriff vergeben Sie Nur-Leserechte für die archivierten Relationen im Modul GDPdU.

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