Kundenbesuche/Kundenberichte verwalten

Einen Besuch beim Kunden zu protokollieren, ist sinnvoll. Oft ergeben sich aus der Besprechung mit dem Kunden Aufgaben, die es anzupacken gilt. Damit diese Aufgaben nicht vergessen werden, sollten sie direkt beim Kunden kurz und bündig erfasst werden. Dies unterstützt das CRM-Besuchsprotokoll optimal: Was war das Ziel bzw. Ergebnis des Besuches? Handelte es sich um einen Routine- oder um einen Sonderbesuch? Dabei kann auch bereits der Termin für den nächsten Besuch erfasst werden. Dieser wird dann im Terminkalender eingetragen und auf evtl. Terminüberschneidungen geprüft.

Das kleine Schmankerl: auch die Spesen, die dem Außendienstmitarbeiter bei einem bestimmten Kundenbesuch entstanden, kann er in CRM hinterlegen. Wie hoch waren die Spesen der Außendienst-mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum? Auch das kann angezeigt werden!

Daneben gibt es aber auch die Möglichkeit, detaillierte Berichte zu Kundenbesuchen zu hinterlegen. Der Bericht wird aus CRM in einem Textverwaltungsprogramm erfasst, die notwendigen Stammdaten des besuchten Kunden werden durch eine Dokumentenvorlage automatisch mit übergeben. Die Zuordnung zum Dokument wird in der Datenbank gespeichert und kann somit immer wieder aufgerufen werden.

Terminvorschläge und Wiedervorlage

Im CRM-Terminkalender kann nicht nur der Termin für den nächsten Besuch eingetragen werden, sondern auch das Datum, an dem der Außendienst-mitarbeiter sich noch einmal mit dem Kunden, dem Ansprechpartner wegen des Angebots oder der Rechnung in Verbindung setzen soll. Der Kalender unterbreitet automatisch Terminvorschläge, d.h. er sucht sich all jene Tage heraus, die noch nicht belegt sind.

Welche Aktivitäten gibt es mit einem Kunden?

Unerlässlich für den Außendienstmitarbeiter ist es natürlich, auf einen Blick alle Aufträge, Angebote, Anfragen, Termine und Berichte zu einem Kunden oder auch einem bestimmten Ansprechpartner zu sehen. Sind nähere Informationen zu einem bestimmten Auftrag oder Angebot notwendig? Per Doppelklick gelangt man sofort in die Detailanzeige.

An dieser Stelle zeigt sich der Nutzen eines in das ERP-System eingebetteten CRM-Systems ganz deutlich: Ohne Schnittstellen haben Sie sofort Zugriff auf alle Angebote, Aufträge, Kundenumsätze …