GDPdU

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

GDPdU – was ist das?

Seit dem 01.01.2002 sind die deutschen Finanzverwaltungen ermächtigt, die Buchhaltung Ihres Unternehmens auch per Datenzugriff zu prüfen. Was dies beinhaltet – und vor allem, was dies für Sie als steuerpflichtiges Unternehmen bedeutet - hat das Bundesministerium für Finanzen im Juli 2001 in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (= GDPdU) festgesetzt:

Der digitale Zugriff gilt für alle Daten ab dem 01.01.2002. Daten ab diesem Zeitpunkt müssen für mind. 10 Jahre im System bereitgehalten werden, auch wenn zwischenzeitlich das System gewechselt wird. Sämtliche steuerrelevanten Daten müssen bis zu ihrer Entstehung hin elektronisch zurückverfolgt werden können.

Welche steuerrelevanten Daten Sie für die Betriebs-prüfung vorhalten müssen, liegt im Ermessen des zuständigen Betriebsprüfers und kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Dies bedeutet: eine genaue Definition dieses Begriffes liegt nicht vor.

Unterschieden werden drei Arten von Zugriffen:

• unmittelbarer Datenzugriff (Nur-Lesezugriff auf DV-System)
• Der Betriebsprüfer darf die vorhandenen Auswertungsprogramme des DV-Systems zwecks Filterung und Sortierung der steuerlich relevanten Daten nutzen. Dies setzt natürlich voraus, dass der Prüfer die Zusammenhänge des Systems kennt.
• mittelbarer Datenzugriff
• Die Daten müssen entsprechend den Vorgaben des Betriebsprüfers mit den im System vorhandenen Möglichkeiten maschinell ausgewertet werden kön-nen. Auf diese maschinelle Auswertungen bekommt der Betriebsprüfer dann wiederum einen Nur-Lesezugriff.
• Datenträgerüberlassung
• Alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen werden in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt.

Die Funktionen im Überblick:

• Unmittelbarer, mittelbarer Zugriff und Datenträgerüberlassung
• Definition der steuerlich relevanten Daten
• Speicherung in separater Datenbank
• Herkunftsbestimmung
• Protokollierung von Änderungen - Archivierung