DMS – Archivierung und Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement im Griff

Berge von Angeboten, Vertragskonditionen, Stücklisten, Pläne, Massendrucksachen, Briefe – wohin mit vielen Informationen und Akten?

Ab ins b2.DMS, das Dokumentenmanagement- und Archivsystem. Täglich werden Tonnen von Papier erstellt. Die Dokumente werden gesichtet, verteilt, bearbeitet und geordnet. Der eigentlichen Bestimmung, die Information der Mitarbeiter, dienen sie jedoch nicht.

Mit dem leicht  zu bedienenden und multimedialen b2.DMS – das Dokumentenmanagement- und Archivsystem – wird dieser Kreislauf durchbrochen.

Mit dem Dokumentenmanagement können die allgemeinen Massendrucke (die sogenannten schwarz-weiß Belege), Farbbilder, Grauwertbilder, Originaldaten aus beliebigen Windowsprogrammen und Bewegtbilder eingescannt, initialisiert und archiviert werden. Die elektronischen Formulare können jedem Microsoft Outlook Benutzer zur Verfügung gestellt werden. Digital kann die Post verteilt, Mappen zusammengestellt und weitergeleitet, sowie Dokumentenkopien, -verweise und –historien erzeugt werden. Durch die hierarchische Struktur des Systems kann weiterhin mit den gewohnten Ablagemöglichkeiten wie Archiv, Schrank, Ordner und Register gearbeitet werden. Das Netz der Netze kann aber auch für Vertriebswege und Serviceleistungen genutzt werden.

Das Archivierungsmanagement kommt dann zum Zuge, wenn die Dokumente auf einem separaten Speichermedium – wie einer WORM-Platte – archiviert werden. Nach der Überspielung der Dokumente können diese nur noch abgerufen werden. Eine weitere Bearbeitung ist danach nicht mehr möglich.

Durch den Einsatz von b2.DMS ergeben sich folgende Vorteile:

• Kostenreduzierung
• Transparenz der Unternehmensabläufe
• Qualitäts- und Sicherheitsverbesserung
• Rationalisierungseffekt

Welches Unternehmen interessiert sich nicht für diese Schlagworte?

Kostenreduzierung: Wie kommt sie mit b2.DMS zustande?

Einmal durch Archivraum- und Materialkosteneinsparung. Beispielsweise findet auf einer 5,25“ WORM-Platte mit 5,2 GB Speicherkapazität der Inhalt von mindestens 100 000 DIN A4 Seiten, 220 Aktenordnern oder 20 Regalmetern Platz.

Tabelle 1 verdeutlicht die Archivierungskosten für 1MB Informationen bei unterschiedlichen Archivierungsmethoden. Auffällig ist der hohe Preis der traditionellen Papier-Archivierung. Er setzt sich zusammen aus den Archiv-, Material-, Ablage- und Recherchekosten.

Die Einsparung der Materialkosten findet im wesentlichen durch den Wegfall von Mehrfachkopien statt. Es sind keine Ablagen nach unterschiedlichen Ordnungskriterien zu führen, da die Recherche nach dem digitalen Archivobjekt über alle Suchkriterien durchgeführt werden kann.

Die eingesparten Personalkosten für die Recherche und die Archivablage sind so hoch, dass sich die Einführungskosten schon nach einem Zeitraum von ein bis zwei  Jahren und bei relativ kleinem Dokumentenumsatz allein durch die Verringerung der Personalkosten amortisiert.

Die Funktionen im Überblick:

Dokumentenbereich:

• Archivierung jeglicher schwarz-weiß Informationen
• Übernahme von Dokumenten in das System mittels Scanner
• Druck aus der Windows Anwendung mittels Druckertreiber in das Archiv
  
  

Farbbild-Bereich:

• Archivierung von 8 Bit oder 24 Bit Farbbilder
• Übernahme von Bildern in das System mittels Scanner
• Bilder im Standardrasterformat werden über Dateiimport in das System übernommen

Windows-Quelldaten-Bereich:

• Initialiserung, Verwaltung und Archivierung der Quelldateien der Windows Programme innerhalb von b2.DMS
• Grauwertbild-Bereich:
• Speziell für die Archivierung von CAD, CAQ
• Eingabe der Bilddaten über Scanner oder durch digitale Übernahme

Bewegtbild-Bereich:

• Verwaltung und Archivierung mit dem Bewegtbild-Bereich von digitalen Videosequenzen

Konfiguration des Systems:

Scanner:

• S/W Dokumente Mid Range: 6 bis 27 Seiten/Minute, z.B. Fujitsu, Canon
• S/W High-Ende: 39-160 Seiten/Minute, z.B. Howell, Kodak
• Farb- und Grauwertbilder: Low-Level bis Repro-Qualität, z.B. VIDAR

Betriebssystem:

• Server Plattformen: Windows NT, HP-UX, DigitalUnix, AIX, Sinix, SCO
• Client-Plattformen: Windows 95, Windows NT

Datenbanken:

• Oracle, Informix, SQL-Server, ODBC-Interface